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對于公司會議室的使用

你是不是也經(jīng)常遇到以下問題

急需開會的時候找不到空閑會議室

同一會議室安排多場會議造成沖突

會議確定后需要挨個通知參會人

無法掌握會議預(yù)約情況及歷史數(shù)據(jù)

此時值得一提的是，針對這一系列常見問題，同輝信息在最新推出的EDSIP八爪魚綜合顯示應(yīng)用平臺下研發(fā)打造了一款專注于會議預(yù)約管理的智能操作系統(tǒng)——EDSIP-C會議預(yù)約系統(tǒng)。

可在日常辦公中幫助用戶解決會議室預(yù)約沖突、會議信息整合難、預(yù)約流程復(fù)雜、會議通知不及時等常見問題。

01、會議預(yù)約

EDSIP-C系統(tǒng) VS 傳統(tǒng)會議預(yù)約

一、發(fā)起會議   

傳統(tǒng)預(yù)約會議室通常需要通過在會議室門上貼紙條、懸掛小黑板或找專人登記，經(jīng)常造成預(yù)約沖突、修改信息不及時等問題，影響正常開會溝通工作。

EDSIP-C可通過登錄WEB端/手機(jī)客戶端填寫會議信息進(jìn)行預(yù)約，或直接通過會議室門口的會議屏預(yù)約，不僅人員安排、時間安排、地點安排井然有序，遠(yuǎn)程管控的便捷操作也節(jié)省了大量時間。

 二、通知參會人   

傳統(tǒng)會議確定后，需要挨個發(fā)消息通知參會人，若有改動還需再次傳達(dá)消息，耗時耗力還容易造成信息錯漏影響會議正常進(jìn)行。

EDSIP-C可直接通過郵件發(fā)送通知參會人，不錯漏每一個信息，還可以實時對會議室預(yù)約進(jìn)行增、刪、改、查等操作，實現(xiàn)靈活排期，充分調(diào)動會議室的使用。

三、開始會議   

傳統(tǒng)會議過程中經(jīng)常被敲門尋找會議室的同事打斷談話，一次次詢問會議結(jié)束時間，影響會議進(jìn)度及效率。

EDSIP-C會議信息在會議屏直觀呈現(xiàn)，并且用戶還可以直接在會議屏或EDSIP-C網(wǎng)站后臺查看所有會議室的預(yù)定狀態(tài)，分權(quán)限管理信息保護(hù)會議安全性。

四、會議結(jié)束   

傳統(tǒng)會議預(yù)約混亂、信息雜亂，查不到會議預(yù)約情況及歷史數(shù)據(jù)，會議室使用情況難以掌控，影響公司整體會議管理。

EDSIP-C后臺可以整合各個會議的歷史詳細(xì)信息，方便用戶查看會議數(shù)據(jù)，對會議室使用情況進(jìn)行分析調(diào)整；當(dāng)無會議預(yù)約時，顯示屏還可以充當(dāng)媒介進(jìn)行信息發(fā)布，24h在線幫助企業(yè)企化宣傳及產(chǎn)品推廣。

EDSIP-C應(yīng)用場景

會議室、教室、實驗室等多種場合

02、設(shè)備管控

除此之外，EDSIP八爪魚綜合顯示應(yīng)用平臺下的另一只爪子——EDSIP-IOT智能管控系統(tǒng)，針對以上會議室、教室、實驗室等應(yīng)用場景，可以實現(xiàn)會議室內(nèi)設(shè)備一鍵開會、一鍵閉會，例如只要設(shè)定好開會時間，會議室會在規(guī)定時間一鍵自動開啟燈、空調(diào)、智能會議平板、電動窗簾等需要用到的設(shè)備，當(dāng)會議結(jié)束后一鍵自動關(guān)閉這些設(shè)備，充當(dāng)智能小管家，做好會前會后服務(wù)后勤工作，為與會者帶來極大的便利。

會議室一鍵管控

閉會提醒

無論是企業(yè)會議室、學(xué)校教室、實驗室均適用，八爪魚的會議預(yù)約系統(tǒng)與智能管控系統(tǒng)充分提高了會議室的使用率，節(jié)約會議組織者的時間，操作簡單、效果直觀，使企業(yè)信息化管理實現(xiàn)“低成本”、“高效快捷”、“合理資源配置”，幫助企業(yè)提高會議組織效率，提升會議資源利用率，全面提升企業(yè)運作目標(biāo)。